Datenschutz erklärung

Kontaktformulare

Wenn Sie ein Kontaktformular absenden, erheben und verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Informationen. Diese Daten werden per E-Mail gesendet und nur für Bearbeitungszwecke gespeichert. Wir verwenden diese Daten nicht für andere Zwecke.

Newsletter und Early-Access-Liste

Unsere Newsletter-Anmeldung verwendet ein Double-Opt-In-Verfahren. Wenn Sie sich anmelden, erfassen wir Ihre E-Mail-Adresse und senden eine Bestätigungs-E-Mail. Erst nach der Bestätigung erhalten Sie unseren Newsletter. Sie können sich jederzeit abmelden.

Support-System

E-Mails, die an unsere Support-Adressen (hallo@, join@, support@synctrail.io) gesendet werden, werden über unser selbst gehostetes Ticketsystem verarbeitet. Diese Kommunikation wird für Support-Zwecke gespeichert und regelmäßig überprüft und gelöscht.

Rollen und Verantwortlichkeiten

SyncTrail wird von Praxen und Fachkräften der Familientherapie und -beratung eingesetzt. Für die dabei verarbeiteten klinischen Daten – insbesondere Klientendaten, therapeutische Dokumentation, hochgeladene Dateien, Genogramme, Termine und Nachrichten – ist die jeweilige Praxis bzw. Fachkraft datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags und nur nach Weisung der Praxis. Für die Daten, die beim Betrieb der Plattform selbst anfallen – Benutzerkonten, Profile der Fachkräfte, Sicherheits- und Zugriffsprotokolle, Support- und Abrechnungsdaten – sind wir selbst Verantwortlicher.

Hinweis für Klientinnen, Klienten und Angehörige

Wenn Ihre behandelnde Praxis SyncTrail einsetzt, richten Sie Anfragen zu Ihren personenbezogenen Daten – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit oder Widerspruch – bitte in erster Linie an diese Praxis. Sie entscheidet über Zweck und Umfang der Verarbeitung; wir unterstützen sie bei der Erfüllung Ihrer Rechte. Wenden Sie sich direkt an uns, leiten wir Ihr Anliegen an die verantwortliche Praxis weiter, soweit wir es nicht selbst beantworten dürfen. Unabhängig davon haben Sie jederzeit das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde.

Verarbeitete Datenkategorien

• Konto- und Anmeldedaten: E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert), Sitzungsdaten
• Profildaten der Fachkräfte: Name, Kontaktdaten, Einstellungen
• Organisationsdaten: Praxis, Teams, Rollen und Berechtigungen
• Im Auftrag der Praxis: Klientendaten einschließlich Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO), therapeutische Dokumentation, Dateien, Genogramme (Familiendiagramme), Termine und Nachrichten sowie Metadaten zu Videositzungen – Videositzungen werden nicht aufgezeichnet
• Protokolldaten: unveränderliche Zugriffsprotokolle, insbesondere über Zugriffe auf Gesundheitsdaten

Speicherdauer

Klinische Dokumentation unterliegt gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Gesundheits- und Berufsrechts (in der Regel zehn Jahre). Über Beginn und Ende der Aufbewahrung entscheidet die verantwortliche Praxis; wir setzen diese Vorgaben technisch um. Kontodaten speichern wir für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus nur, soweit gesetzliche Pflichten dies verlangen.

Sicherheit der Verarbeitung

• Hosting ausschließlich in der Europäischen Union (Deutschland); keine Übermittlung in Drittländer
• Eigene, getrennte Datenbank je Dienst der Plattform
• Verschlüsselung sensibler Inhalte im Ruhezustand (AES-256-GCM) für therapeutische Dokumentation, Dateien, Genogramme und Identitätsdaten; Transportverschlüsselung (TLS) für alle Verbindungen
• Unveränderliche, datenbankseitig erzwungene Zugriffsprotokolle
• Rollen- und Berechtigungssystem mit strikter Mandantentrennung; Prüfung aller Datei-Uploads auf Schadsoftware

Hosting und E-Mail-Versand

Die Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. System-E-Mails (etwa Einladungen und Benachrichtigungen) versenden wir über unseren eigenen Mailserver (mail.synctrail.io); ein externer E-Mail-Dienstleister kommt dabei nicht zum Einsatz.

Cookies in der Anwendung

Die Anwendung verwendet ausschließlich technisch notwendige Sitzungs-Cookies für die Anmeldung. Tracking-, Statistik- oder Marketing-Cookies werden in der Anwendung nicht gesetzt.