Integritets policy

Kontaktformulär

När du skickar in ett kontaktformulär samlar vi in och behandlar de uppgifter du lämnar. Dessa uppgifter skickas via e-post och lagras enbart för att hantera din förfrågan. Vi använder inte dessa uppgifter för andra ändamål.

Nyhetsbrev och Early Access-lista

Vår prenumeration på nyhetsbrev använder ett dubbelt bekräftelseförfarande (double opt-in). När du prenumererar samlar vi in din e-postadress och skickar ett bekräftelsemail. Först efter din bekräftelse kommer du att ta emot vårt nyhetsbrev. Du kan när som helst avsluta din prenumeration.

Supportsystem

E-post som skickas till våra supportadresser (hallo@, join@, support@synctrail.io) behandlas i vårt egenhostade ärendesystem. Kommunikationen sparas för supportändamål och granskas och raderas regelbundet.

Roller och ansvar

SyncTrail används av mottagningar och yrkesverksamma inom familjeterapi och familjerådgivning. För de kliniska uppgifter som behandlas – särskilt klientuppgifter, terapeutisk dokumentation, uppladdade filer, genogram, bokningar och meddelanden – är respektive mottagning eller yrkesverksam personuppgiftsansvarig enligt art. 4.7 GDPR. Vi behandlar dessa uppgifter uteslutande som personuppgiftsbiträde enligt art. 28 GDPR, på grundval av ett biträdesavtal och endast enligt mottagningens instruktioner. För uppgifter som uppstår när plattformen drivs – användarkonton, yrkesprofiler, säkerhets- och åtkomstloggar, support- och faktureringsuppgifter – är vi själva personuppgiftsansvariga.

Information till klienter och anhöriga

Om din mottagning använder SyncTrail, rikta i första hand frågor om dina personuppgifter – tillgång, rättelse, radering, begränsning av behandling, dataportabilitet eller invändning – till mottagningen. Den bestämmer ändamål och omfattning av behandlingen; vi stödjer den i att uppfylla dina rättigheter. Om du kontaktar oss direkt vidarebefordrar vi ditt ärende till den ansvariga mottagningen, om vi inte själva får besvara det. Oberoende av detta har du alltid rätt att lämna klagomål till en tillsynsmyndighet för dataskydd.

Kategorier av uppgifter

• Konto- och inloggningsuppgifter: e-postadress, lösenord (lagras endast som kryptografisk hash), sessionsuppgifter
• Profiluppgifter för yrkesverksamma: namn, kontaktuppgifter, inställningar
• Organisationsuppgifter: mottagning, team, roller och behörigheter
• För mottagningens räkning: klientuppgifter inklusive hälsouppgifter (art. 9 GDPR), terapeutisk dokumentation, filer, genogram (familjediagram), bokningar och meddelanden samt metadata om videosessioner – videosessioner spelas inte in
• Loggdata: oföränderliga åtkomstloggar, särskilt över åtkomst till hälsouppgifter

Lagringstid

Klinisk dokumentation omfattas av lagstadgade lagringstider inom hälso- och yrkesrätt (vanligtvis tio år). Den ansvariga mottagningen bestämmer när lagringen börjar och slutar; vi genomför dessa krav tekniskt. Kontouppgifter sparar vi under avtalstiden och därefter endast i den mån lagstadgade skyldigheter kräver det.

Säkerhet i behandlingen

• Hosting uteslutande inom Europeiska unionen (Tyskland); ingen överföring till tredjeländer
• En egen, separat databas för varje tjänst i plattformen
• Kryptering av känsligt innehåll i vila (AES-256-GCM) för terapeutisk dokumentation, filer, genogram och identitetsuppgifter; transportkryptering (TLS) för alla anslutningar
• Oföränderliga åtkomstloggar som upprätthålls på databasnivå
• Roll- och behörighetssystem med strikt separation mellan kunder; skanning av alla filuppladdningar efter skadlig kod

Hosting och e-postutskick

Plattformen drivs på servrar hos Hetzner Online GmbH i Tyskland. Systemmejl (till exempel inbjudningar och aviseringar) skickar vi via vår egen e-postserver (mail.synctrail.io); ingen extern e-posttjänst används.

Cookies i applikationen

Applikationen använder endast tekniskt nödvändiga sessionscookies för inloggning. Inga spårnings-, statistik- eller marknadsföringscookies sätts i applikationen.